NGOPI ARSIP SERIES 9: “Standar Pemeliharaan Ruang Penyimpanan Arsip: Nyaman Tempatnya, Aman Berkasnya”

Situbondo – Bawaslu Provinsi Jawa Timur menggelar kegiatan NGOPI Arsip Series 9 secara daring melalui Zoom Meeting dengan tema “Standar Pemeliharaan Ruang Penyimpanan Arsip; Nyaman Tempatnya, Aman Berkasnya”. Kegiatan ini dilaksanakan pada Selasa (28 April 2026) pukul 13.00 WIB.

Materi disampaikan oleh Yumeita Dwi Rahayu selaku Staf Arsiparis dan Dian Dwi Hartanto selaku Staf PIC Arsip Bawaslu Kabupaten Trenggalek. Kegiatan ini diikuti oleh Koordinator Divisi SDMO serta staf pengampu kearsipan dari 38 Bawaslu Kabupaten/Kota se-Jawa Timur.

Dalam pemaparannya, narasumber menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan sesuai standar. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, baik yang dibuat maupun diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, hingga perseorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Oleh karena itu, arsip memiliki peran strategis sebagai sumber informasi yang harus dijaga keamanan dan keutuhannya.
Lebih lanjut dijelaskan, penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab unit pengolah, yang dapat menyediakan ruang khusus sebagai pusat penyimpanan (central file).

Sementara itu, penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan melalui penyediaan ruang khusus yang dikenal sebagai record center.

Adapun standar minimal gedung penyimpanan arsip meliputi tiga aspek utama. Pertama, lokasi, yaitu berada di area yang aman dan jauh dari potensi gangguan maupun ancaman terhadap fisik dan informasi arsip. Kedua, konstruksi dan bahan bangunan, yang harus mampu melindungi arsip dari pengaruh cuaca serta memiliki ketahanan terhadap risiko kebakaran. Ketiga, tata ruang, yang mencakup pembagian antara ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip inaktif secara proporsional dan fungsional.

Melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh jajaran Bawaslu di Jawa Timur dapat meningkatkan pemahaman serta kapasitas dalam pengelolaan arsip yang profesional, sehingga tercipta sistem kearsipan yang tertib, aman, dan akuntabel.