ZOOM SOSIALISASI PENYUSUTAN ARSIP: MEMBANGUN TATA KELOLA KEARSIPAN YANG EFEKTIF DAN SESUAI REGULASI

Situbondo – Bawaslu Kabupaten Situbondo mengikuti kegiatan  zoom meeting dengan tema “Penyusutan Arsip Sebagai Upaya Mewujudkan Tata Kelola Kearsipan yang Akuntabel dan Sesuai Ketentuan Perundang-undangan” yang diselenggarakan oleh Bawaslu Bojonegoro, pemateri oleh H. Moch Zaenuri, S.T. (Kordiv SDMO & Diklat Bawaslu Bojonegoro dan Irfa Ulwan (Arsiparis Bawaslu Republik Indonesia), pada Hari Selasa (9 Juni 2026) pukul 09:00 Wib sampai selesai.

Dalam pembukaan kegiatan, Nur Elya Anggraini, S. Sos., M.Si. (Kordiv SDMO Bawaslu Provinsi Jawa Timur) menyampaikan bahwa tumpukan kertas yang banyak dibutuhkan ketelatenan (Bahasa Jawa-Red) untuk pengarsipannya, karena harus di baca satu persatu. Apakah ini sudah musnah atau belum maka harus dicek dulu isi berkasnya, oleh karena itu butuh ketelatenan dan butuh banyak orang dan tidak bisa arsip hanya diserahkan ke satu orang minimal bentuk tim kecil.

Dilanjutkan, bahwa dari tim kecil ini yang kemudian sama-sama menggerakkan untuk mengelola arsip. misalnya hari ini sub bagian satu sudah selesai, kemudian besok beranjak lagi ke sub bagian yang lain, dicicil sedikit demi sedikit lama-lama menjadi bukit. 
"Kalau satu sub bagian ini berhasil maka tim yang sudah dibentuk ini akan menjadi tim yang punya mental dan SOP yang sudah terbentuk, " ujar Ely.

"Prinsipnya dalam pengelolaan arsip sampai kemudian penyusutan dan pemusnahan itu progress over protection-nya jadi berprogres saja kesempurnaan itu milik Tuhan tapi bagaimana kita berprogress, Jangan jalan di tempat kita harus ada progressnya walaupun kecil, " lanjutnya.

Irfa Ulwan (Arsiparis Bawaslu Republik Indonesia) yang berkesempatan hadir, memaparkan mengenai penyusutan arsip. Dimana dalam Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Dijelaskannya tujuan penyusutan arsip ada 4 (empat) yaitu:
1.    Menghemat penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip;
2.    Efisiensi biaya dalam pelaksanaan pengelolaan arsip;
3.    Memudahkan dalam temu balik arsip;
4.    Terjaminnya penyelamatan arsip yang bernilai guna sekaligus sebagai bahan akuntabilitas instansi.

Selain itu, terdapat 7 (tujuh) prosedur penyusutan arsip yaitu:
1.    Pembentukan Panitia Penilai Arsip
2.    Penyeleksian Arsip
3.    Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah
4.    Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip
5.    Permintaan Persetujuan Pemusnahan Arsip
6.    Penetapan Arsip yang akan Dimusnahkan
7.    Pelaksanaan Pemusnahan Arsip.

Dari kegiatan ini Bawaslu Kabupaten Situbondo, akan berbenah dalam hal kearsipan, sehingga pengelolaan kearsipan benar-benar sesuai dengan ketentuan.