NGOPI ARSIP SERIES 7 DENGAN TEMA “PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA : ARSIP TERJAGA, SEJARAH TERPELIHARA”

Bawaslu Situbondo – Bawaslu Provinsi Jawa Timur melaksanakan Zoom Meeting dengan tema “Pengelolaan Arsip Terjaga : Arsip Terjaga, Sejarah Terpelihara” yang dipaparkan oleh Staf PIC Arsip Bawaslu Kota Surabaya Ratna Diah Fatmawati, dengan melibatkan Koordinator Divisi SDMO dan staf pengampu kearsipan di 38 Bawaslu Kabupaten/ Kota se Jawa Timur, pada Hari Rabu (15 April 2026) pukul 09:30 Wib.

Ratna menyampaikan bahwa arsip terjaga ialah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

Dipaparkan pula, sarana dan prasarana pengelolaan arsip terjaga diantaranya adalah:
•    ruang penyimpanan, yaitu ruangan khusus penyimpanan arsip terjaga pada Unit Pengolah atau Record Center;
•    filing cabinet, yaitu filing cabinet memiliki karakteristik tidak mudah terbakar;
•    pocket file;
•    label;
•    daftar Arsip Terjaga;
•    out indicator.

Sedangkan mekanisme pelaporan arsip terjaga meliputi :
•    paling lama 1 (satu) tahun sejak terjadinya kegiatan, dan pejabat yang bertanggung jawab melaporkan adalah melimpahkan kewenangan kepada pejabat di bawahnya, yang diberi kuasa untuk itu atau pimpinan lembaga pencipta arsip yang membawahi kegiatan bidang perjanjian internasional, dan masalah pemerintahan yang strategis;
•    pelaporan arsip terjaga dilaksanakan dengan prosedur yaitu menyiapkan daftar arsip terjaga, menyiapkan salinan autentik arsip terjaga, dan pelaporan arsip terjaga kepada ANRI;
•    penyiapan dafta arsip terjaga terdiri dari penyiapan daftar berkas arsip terjaga dan daftar isi berkas arsip terjaga. Daftar arsip terjaga ini menggunakan formulir; 
•    pelaporan arsip terjaga berupa daftar arsip terjaga yang disampaikan dalam bentuk softcopy dan hardcopy; dan
•    pelaporan arsip terjaga ke ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah kegiatan dengan cara secara manual, menyampaikan secara tertulis melalui Surat kepada Kepala ANRI; dan secara elektronik.

Dicontohkan pula arsip terjaga berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 34 ayat 2 :
•    Kependudukan
•    Kewilayahan
•    Kepulauan
•    Perbatasan
•    Perjanjian Internasional
•    Kontrak Karya
•    Masalah-Masalah Pemerintah yang Strategis

Diakhir, Ratna menyampaikan bahwasannya untuk Bawaslu sendiri belum memiliki arsip dengan kategori arsip terjaga.