BAWASLU JAWA TIMUR LAKUKAN SUPERVISI KEARSIPAN KE BAWASLU SITUBONDO

situbondo.bawaslu.go.id - Bawaslu Provinsi Jawa Timur melakukan supervisi kearsipan di Bawaslu Kabupaten Situbondo, Jumat (11/06/21). Dalam supervisi tersebut, dihadiri oleh tiga staf Bawaslu Provinsi Jawa Timur yaitu Mya Merdania, Yudha Prawita S, Rahmawan Hidayat dan ditemui langsung oleh Koordinator Sekretariat dan Staf SDM Bawaslu Kabupaten Situbondo.

Staf Bawaslu Provinsi Jawa Timur mengoreksi dan memberi masukan atas pengelolaan kearsipan di Bawaslu Kabupaten Situbondo yang mencangkup 2 hal yakni tata naskah dinas dan kearsipan.

Dimana pada poin tata naskah dinas yang dikoreksi oleh staf Bawaslu Provinsi Jawa Timur meliputi 8 poin yaitu :

1. Alur Surat Masuk
2. Kop Surat
3. Nomor Surat
4. Format Surat (spasi,huruf,ruang tanda tangan,batas ruang tepi,cap instansi)
5. Buku Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar
6. Lembar Disposisi
7. Contoh Surat (nota dinas,memorandum/contoh jenis surat yang pernah dibuat)
8. Paraf Koordinasi

Selanjutnya pada poin pemeriksaan kearsipan juga mencangkup 7 hal yaitu:

1. Kode Klasifikasi Arsip
2. Penyimpanan Arsip Bagian Administrasi
3. Penyimpanan Arsip Bagian Pengawasan
4. Penyimpanan Arsip Bagi Bagian Hukum, Humas dan Datin
5. Penyimpanan Arsip Bagi Penanganan Pelanggaran , Penyelesaian Sengketa Proses
6. Penyimpanan Arsip Inaktif
7. Tanda Terima Surat

Setelah tim dari Bawaslu Provinsi Jawa Timur melakukan pemeriksaan terkait Tata Naskah Dinas dan Kearsipan di Bawaslu Kabupaten Situbondo selanjutnya kami diberi beberapa catatan hasil dari pemeriksaan yang mereka lakukan untuk kemudian kedepannya bisa segera diperbaiki dan diterapkan. Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Situbondo Bapak Miftah berharap kedepannya diadakan ruangan khusus arsip, penataan arsip yang rapi dengan penyimpanan digital baik surat masuk ataupun surat keluar dan MoU dengan Dinas arsip di Kabupaten.